第一章 總則

第一條 為規(guī)范中國人民銀行短期融資券發(fā)行備案業(yè)務(wù)的檔案管理，根據(jù)《中國人民銀行檔案管理規(guī)定》、《短期融資券管理辦法》和《短期融資券承銷規(guī)程》(中國人民銀行令[2005]第2號印發(fā))，結(jié)合短期融資券發(fā)行備案工作實(shí)際，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱短期融資券發(fā)行備案檔案(以下簡稱備案檔案)是指企業(yè)申請發(fā)行短期融資券的備案材料。備案檔案分為額度備案檔案和額度內(nèi)分期發(fā)行備案檔案。額度備案檔案是指企業(yè)申請年度內(nèi)短期融資券發(fā)行額度及首期發(fā)行所提交的備案材料。額度內(nèi)分期發(fā)行備案檔案是指企業(yè)在獲準(zhǔn)額度內(nèi)除首期以外申請每期發(fā)行短期融資券所提交的備案材料。

第三條 備案檔案的管理應(yīng)該確保備案檔案的資料齊全，歸檔及時(shí)，整齊有序，查閱方便，有效利用和案全保密。

第二章 備案檔案的歸檔范圍

第四條 備案檔案的歸檔范圍為：

(一)額度備案檔案。

1.發(fā)行人發(fā)行融資券的請示。

2.董事會決議或具有相同法律效力的文件。

3.相關(guān)機(jī)構(gòu)出具的承諾書。

4.發(fā)行人章程和營業(yè)執(zhí)照(副本)復(fù)印件。

5.主承銷商推薦函(附盡職調(diào)查報(bào)告)。

6.融資券募集說明書(附發(fā)行方案)。

7.信用評級報(bào)告全文及跟蹤評級安排的說明。

8.經(jīng)注冊會計(jì)師審計(jì)的企業(yè)近三個會計(jì)年度的資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表及審計(jì)意見全文。

9.律師出具的法律意見書(附律師工作報(bào)告)。

10.償債計(jì)劃及保障措施的專項(xiàng)報(bào)告。

11.關(guān)于支付融資券本息的現(xiàn)金流分析報(bào)告。

12.承銷協(xié)議、承銷團(tuán)協(xié)議及承銷團(tuán)成員的參團(tuán)回執(zhí)。

13.相關(guān)機(jī)構(gòu)的資質(zhì)證書和文件。

14.審核人的反饋意見及主承銷商和發(fā)行人提交的補(bǔ)充材料。

15.人民銀行要求提供的其他文件。

(二)額度內(nèi)分期發(fā)行備案檔案

1.當(dāng)期融資券發(fā)行請示。

2.當(dāng)期融資券募集說明書。

3.信用評級報(bào)告全文及跟蹤評級安排的說明。

4.中國人民銀行要求提供的其他文件。

第三章 備案檔案材料的整理

第五條 在短期融資券備案通知書下發(fā)后，短期融資券發(fā)行備案業(yè)務(wù)部門(以下簡稱業(yè)務(wù)部門)應(yīng)及時(shí)整理備案材料，并形成備案檔案。

(一)備案檔案實(shí)行材料核查人負(fù)責(zé)制，材料核查人對其所核查的備案材料的完整性負(fù)責(zé)。

(二)備案材料以短期融資券申請企業(yè)為單位進(jìn)行整理。

(三)同一申請企業(yè)的備案材料按照第四條所列示的順序進(jìn)行整理排列，編寫頁碼，編制相應(yīng)的卷內(nèi)目錄，并裝訂成文件夾。

(四)額度備案檔案和額度內(nèi)分期發(fā)行備案檔案以其申請的融資券實(shí)際發(fā)行時(shí)間的先后為標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一編排卷號。

(五)備案檔案文件夾封面的正面填寫備案檔案名稱，側(cè)面填寫備案檔案名稱和備案檔案卷號。

第四章 備案檔案保管和利用

第六條 備案檔案在移交至檔案管理部門前，應(yīng)在業(yè)務(wù)部門妥善保管，其調(diào)閱應(yīng)征得業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)。

第七條 業(yè)務(wù)部門的備案檔案保管地點(diǎn)應(yīng)配備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物等防范設(shè)施，確保檔案資料的安全。

第八條 備案檔案保管期限為5年。備案檔案保管期從檔案所屬年度終了后的次年1月1日起計(jì)算。

第九條 備案檔案的利用。業(yè)務(wù)部門人員借閱備案檔案，應(yīng)由借閱人提出申請，經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借出的檔案原件必須在3個工作日內(nèi)歸還;如確需延期借閱，須辦理續(xù)借手續(xù)。

第十條 備案檔案不得外借。法律法規(guī)授權(quán)的外單位人員因工作需要查閱時(shí)，應(yīng)出具單位介紹信、查閱人有效證件，經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，辦理查閱手續(xù)，由專人陪同查閱。

第十一條 借閱或查閱備案檔案應(yīng)在《備案檔案調(diào)閱登記簿》上登記(見附1)。查閱備案檔案的介紹信等相關(guān)資料應(yīng)專夾保管，以備查考。

第十二條 備案檔案利用者不得以任何方式改變檔案的原貌。

第五章 備案檔案材料的移交

第十三條 整理后的備案檔案每年3月份向檔案管理部門移交一次。

第十四條 備案檔案移交時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)編制《備案檔案交接清冊》(見附2)，列明移交的備案檔案名稱、冊數(shù)和移交日期等，并與檔案管理部門辦理移交手續(xù)?！秱浒笝n案交接清冊》由業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門各執(zhí)一份。第六章 備案檔案的銷毀

第十五條 備案檔案保管期限屆滿，應(yīng)按以下程序銷毀：

(一)檔案管理部門就保管期限屆滿的備案檔案向業(yè)務(wù)部門提出鑒定申請。對于超出報(bào)告期限并已失去保存價(jià)值的備案檔案，由業(yè)務(wù)部門鑒定后提出《備案檔案銷毀意見書》(見附3)，報(bào)經(jīng)業(yè)務(wù)部門主管領(lǐng)導(dǎo)審批后組織銷毀。

(二)業(yè)務(wù)部門編制《備案檔案銷毀清冊》(見附4)，列明銷毀備案檔案卷號、檔案名稱、冊數(shù)和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

(三)銷毀備案檔案時(shí)，應(yīng)由檔案管理部門、保密部門和業(yè)務(wù)部門派專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人應(yīng)按照《備案檔案銷毀清冊》所列內(nèi)容清點(diǎn)核對，并在銷毀清冊上簽章確認(rèn)，連同《備案檔案銷毀意見書》存檔備查。

第十六條 備案檔案保管期限屆滿，如涉及歷史遺留問題或有重要參考價(jià)值，業(yè)務(wù)部門應(yīng)向檔案管理部門提出《備案檔案繼續(xù)保存意見書》(見附5)，列明備案檔案名稱和繼續(xù)保存的原因。該類備案檔案不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)保管，待歷史遺留問題了結(jié)，按上述規(guī)定報(bào)批后方可銷毀。第七章 附則

第十七條 本辦法由辦公廳會同金融市場司負(fù)責(zé)解釋和修訂。

第十八條 本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行。

附：

1.備案檔案調(diào)閱登記簿(略)

2.備案檔案交接清冊(略)

3.備案檔案銷毀意見書(略)

4.備案檔案銷毀清冊(略)

5.備案檔案繼續(xù)保存意見書(略)