第一章 總則

第一條 為了更好地發揮檔案在個體工商戶管理工作中的作用，促進個體工商業的健康發展，根據《中華人民共和國檔案法》和《城鄉個體工商戶管理暫行條例》的有關規定，制定本辦法。

第二條 個體工商戶檔案是工商行政管理機關對個體工商戶登記、監督管理工作中直接形成的有查考價值的各種文件、證件、照片、音像等歷史記錄，是工商行政管理機關對個體工商戶監督管理的重要依據。

第三條 各級工商行政管理機關依照本辦法管理個體工商戶的檔案，同時接受同級國家檔案管理部門的業務監督與指導。

第二章 檔案的建立

第四條 縣級工商行政管理機關，必須建立個體工商戶檔案，設置檔案室和檔案存放專柜。檔案室要配備專職管理人員。

第五條 個體工商戶的檔案，應按戶建檔，一戶一檔。

第六條 個體工商戶檔案由登記資料、日常監督管理資料及其它有關資料組成。

登記資料包括：

(一)開業登記材料。指申請書、申請開業登記表、從業人員的身份和資格證明、經營場地使用證明、有關部門批件等。

(二)變更登記材料。指申請變更登記表、收回的營業執照及其副本等有關材料。

(三)停、歇業登記材料。指申請停、歇業報告，申請停、歇業后收回的營業執照及其副本等有關材料。

日常監督管理資料包括：

(一)驗照、換照過程中形成的所有材料。

(二)停業整頓，注銷、吊銷營業執照等有關材料。

(三)先進事跡記載和表彰獎勵決定。

(四)縣級以上黨代表大會的代表、人大代表、政協委員及社會團體委員的資格憑證。

(五)違章、違法行為的處理決定及執行情況的記錄。

第七條 工商行政管理機關內部各有關業務部門，在對個體工商戶進行登記和日常監督管理工作中，應將有關材料及時、完整地移交給發照地縣級工商行政管理機關的檔案室歸檔。

第八條 檔案管理人員接收檔案時，要檢查案卷內容，符合要求的予以接收，并辦理檔案移交手續。

第九條 檔案管理人員接收檔案后，應按個體工商戶從事的行業、分布區域、組織形式、開業年度等項目分類編排歸檔順序，填寫檢索卡片、檔案目錄登記簿。

每戶檔案內，要有收進的文件、資料和證件的目錄。

臨時經營戶的檔案，要單獨存放、編號。

第三章 檔案的利用

第十條 檔案管理人員應嚴格執行保密制度。除公安機關、人民法院、人民檢察院和有關國家機關外，其它單位和個人一般不得借調和查閱檔案。因特殊情況必須查閱檔案的，報縣級工商行政管理機關批準。

借閱檔案，要遵守檔案借閱制度。

第十一條 對違反檔案借閱制度，擅自修改涂抹、標注、抄錄、轉借、復印、抽調、銷毀檔案內容的，要追究責任。

第十二條 有關單位需查詢個體工商戶的檔案時，要持有單位介紹信。

查詢檔案應交付查詢成本費(公、檢、法和工商行政管理機關除外)。

第四章 檔案的管理

第十三條 個體工商戶的檔案要妥善保管。檔案室要有防盜、防潮、防蟲、防火等安全保管設施。

個體工商戶被注銷登記或吊銷營業執照后，對其檔案應定期進行安全檢查，嚴禁個人擅自銷毀。

第十四條 縣級工商行政管理機關管理檔案要嚴格遵守檔案保管、檔案借閱、檔案員職責等制度。

第十五條 工商行政管理機關和檔案管理機關對需要移交給檔案管理機關的檔案，應當依照國家檔案法和有關規定，共同確定移交檔案的種類、日期等事宜，及時辦理移交手續。

第五章 檔案的保管期限

第十六條 保管期限從個體工商戶注銷登記和吊銷營業執照之日起，分為永久、長期、短期。

(一)永久性檔案保管期在50年以上。具備下列條件之一者，應列入永久性保存檔案。

1、生產在全國或國際上有聲望的名、優、特產品的個體工商戶;

2、獲得國家、國際發明獎或取得專利的個體工商戶;

3、年創匯額在50萬元以上的個體工商戶;

4、戶注冊資金20萬元以上或是當地戶均注冊資金50倍以上的個體工商戶;

5、年營業額達50萬元以上或是當地戶均年營業額50倍以上的個體工商戶;

6、工商行政管理機關和檔案管理機關認為有必要作為永久性保存的檔案。

(二)長期性檔案保存期為16-50年。具備下列條件之一者應列入長期性保存檔案。

1、戶注冊資金10萬元以上或是當地戶均注冊資金20倍以上的個體工商戶;

2、年營業額或收入連續三年超過20萬元或達到當地同行業年戶均營業額30倍以上的個體工商戶;

3、縣級以上黨代表大會的代表、人大代表、政協委員和社會團體的委員或連續三年受縣級以上單位表彰的先進人物;

4、工商行政管理機關和檔案管理機關認為應長期保存的檔案。

(三)除永久、長期保存的檔案外，均為短期保存檔案。短期檔案保存期在15年內。

第十七條 短期檔案的保存、銷毀時間，由縣級工商行政管理機關與縣級檔案管理機關協商確定。

第十八條 銷毀檔案時，要有登記目錄。登記目錄作為永久保存的檔案予以保管。

銷毀檔案要依照檔案管理部門的有關規定執行。

第十九條 檔案管理人員對檔案的建立、移交和銷毀情況按年度進行統計。

第六章 附則

第二十條 各省、自治區、直轄市工商行政管理機關可根據本辦法制定實施辦法。

第二十一條 本辦法自發布之日起施行。

一九九0年十月二十九日