第一章 總則

第一條 根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》和國(guó)家有關(guān)規(guī)定，為了提高中醫(yī)藥檔案科學(xué)管理水平，充分發(fā)揮檔案在中醫(yī)藥事業(yè)發(fā)展中的作用，特制訂本辦法。

第二條 中醫(yī)藥檔案系指在中醫(yī)藥工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄。

第三條 中醫(yī)藥檔案，是國(guó)家檔案的重要組成部分，是發(fā)展中醫(yī)藥事業(yè)及其它各項(xiàng)工作的必要條件和依據(jù)，必須遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全、便于開發(fā)利用。

第四條 各級(jí)中醫(yī)藥部門，必須把檔案工作納入本單位工作的發(fā)展計(jì)劃，要為檔案工作的順利開展創(chuàng)造必要的條件。

第二章 管理體制

第五條 中醫(yī)藥檔案管理實(shí)行集中統(tǒng)一和分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制。中醫(yī)藥檔案工作必須在國(guó)家檔案行政管理部門“統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)”下進(jìn)行。各級(jí)中醫(yī)藥部門所形成的檔案均由本單位的檔案機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理。

第六條 國(guó)家中醫(yī)藥管理局設(shè)立檔案處負(fù)責(zé)管理本部門的檔案和檔案工作，并對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo);地方各級(jí)中醫(yī)藥部門亦應(yīng)根據(jù)本部門工作的實(shí)際情況設(shè)立相互檔案管理機(jī)構(gòu)(處、科或檔案室)，負(fù)責(zé)本部門的檔案和檔案工作，并對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo);規(guī)模較小的單位可視檔案工作的實(shí)際情況配備專職檔案工作人員。

第七條 檔案管理機(jī)構(gòu)的任務(wù)

(一)貫徹執(zhí)行國(guó)家和國(guó)家中醫(yī)藥管理局關(guān)于檔案工作的法律、法規(guī)、規(guī)定;

(二)制訂本單位檔案工作的規(guī)章制度并負(fù)責(zé)對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，監(jiān)督和檢查;

(三)接收(征集)、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管本單位形成的全部檔案及有關(guān)資料。定期向檔案館移交檔案;

(四)負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料，編制各種檢索工具，在做好提供利用工作的基礎(chǔ)上積極開發(fā)利用檔案信息資源;

(五)負(fù)責(zé)本單位或所屬單位檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

第三章 檔案工作人員

第八條 檔案工作人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的方針、政策、熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，遵守紀(jì)律，并具備一定的檔案專業(yè)技術(shù)水平和較高的科學(xué)文化知識(shí)。

第九條 檔案工作人員(包括以做檔案工作為主的兼職人員)，均屬檔案專業(yè)技術(shù)人員，其業(yè)務(wù)能力的考核，技術(shù)職務(wù)的評(píng)定和晉升，應(yīng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并實(shí)行檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制(或任命制)，檔案專業(yè)技術(shù)人員享有中醫(yī)藥專業(yè)技術(shù)人員等同待遇。

第四章 文件材料的歸檔工作

第十條 各級(jí)中醫(yī)藥部門要建立歸檔制度，并納入專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的職責(zé)范圍，以保證醫(yī)療，教學(xué)、科研、生產(chǎn)、行政管理等項(xiàng)工作都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的歸檔材料。

第十一條 各級(jí)中醫(yī)藥部門對(duì)科研成果、產(chǎn)品規(guī)劃與試制、基建工程項(xiàng)目進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收時(shí)必須有檔案人員參加。有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)會(huì)同檔案部門，對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料進(jìn)行檢查，并簽署見。未經(jīng)檔案部門檢查或經(jīng)檢查沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔的項(xiàng)目，不能通過鑒定、驗(yàn)收，科研成果不予上報(bào)。

第十二條 各級(jí)中醫(yī)藥部門應(yīng)實(shí)行文件材料形成單位及科研課題組立卷歸檔制度。由立卷人按文件材料的自然形成規(guī)律和保管期限系統(tǒng)整理組卷，編寫張?zhí)枺顚懢韮?nèi)目錄和案卷標(biāo)題，經(jīng)立卷單位負(fù)責(zé)人檢查，裝訂后向本部門檔案機(jī)構(gòu)移交。卷內(nèi)目錄和案卷標(biāo)題一律用鋼筆或毛筆書寫。

第十三條 各中醫(yī)藥部門的文書檔案，應(yīng)在次年6月底以前移交檔案室。各中醫(yī)藥院校應(yīng)在次學(xué)年底寒假前歸檔。科研、醫(yī)療和基建檔案應(yīng)在項(xiàng)目及技術(shù)工作完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。

第十四條 幾個(gè)單位協(xié)作完成的科研、醫(yī)療等工作項(xiàng)目由主辦單位保存一套檔案。協(xié)作單位除保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案正本之外，應(yīng)將復(fù)制本送交主辦單位歸檔保存。

第十五條 各中醫(yī)藥部門的個(gè)人在從事各種職務(wù)活動(dòng)中形成的各種載體形式的文件材料必須向本部門檔案機(jī)構(gòu)移交，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。對(duì)于個(gè)人在非職務(wù)活動(dòng)中形成的重要文件材料，檔案部門可以通過征集、代管等多種形式進(jìn)行收集。

第五章 檔案管理

第十六條 中醫(yī)藥檔案機(jī)構(gòu)對(duì)接收的檔案進(jìn)行分類、排列、登記、編目及必要的加工整理。

第十七條 中醫(yī)藥檔案機(jī)構(gòu)對(duì)接收的檔案、按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定、劃分保管期限和密級(jí)。對(duì)保管期限的變動(dòng)，密級(jí)的調(diào)整和需要銷毀的檔案提出建議，報(bào)本部門主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。

第十八條 中醫(yī)藥部門的檔案機(jī)構(gòu)要建立保密、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)等項(xiàng)管理制度。按照有關(guān)規(guī)定定期向所在地區(qū)檔案行政管理部門和上一級(jí)主管部門報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

第十九條 中醫(yī)藥部門檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)《檔案法》的有關(guān)規(guī)定和要求，對(duì)下屬單位的檔案工作經(jīng)常進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。對(duì)在檔案管理工作中取得顯著成績(jī)的單位和個(gè)人，要給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)檔案管理混亂，工作失職而給檔案工作造成嚴(yán)重?fù)p失的，報(bào)請(qǐng)有關(guān)行政部門依照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定追究當(dāng)事人和主管領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。

第二十條 各級(jí)中醫(yī)藥部門要有計(jì)劃地為檔案機(jī)構(gòu)的工作配備必要的儀器設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、照像機(jī)、錄像機(jī)等，同時(shí)結(jié)合本單位業(yè)務(wù)管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

第六章 檔案利用與開放

第二十一條 為了充分發(fā)揮檔案在中醫(yī)藥事業(yè)發(fā)展中的作用，各級(jí)中醫(yī)藥部門要依照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，劃分開放與控制的界限，大力開發(fā)檔案信息資源。

第二十二條 中醫(yī)藥檔案向社會(huì)開放按以下規(guī)定執(zhí)行：

(一)凡持有合法證明的單位、個(gè)人在說明利用目的和范圍后，均可查閱開放范圍的檔案;

(二)港、澳、臺(tái)及海外華僑利用檔案，需經(jīng)有關(guān)主管部門介紹;

(三)外國(guó)機(jī)關(guān)或個(gè)人要求利用檔案，應(yīng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理;

(四)向社會(huì)公布檔案，需經(jīng)本單位及上級(jí)主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，任何組織和個(gè)人無權(quán)公布。

第二十三條 凡涉及黨和國(guó)家機(jī)密及專利檔案，不得對(duì)外開放。

第二十四條 查閱、摘錄和復(fù)制未開放的檔案，需經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，涉及未公開的技術(shù)問題，需經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱絕密檔案需經(jīng)分管檔案工作的行政領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第七章 附則

第二十五條 本辦法適用全國(guó)中醫(yī)藥系統(tǒng)各級(jí)部門。

第二十六條 本辦法自公布之日起實(shí)行。