黑河市人民政府關于加強全市檔案信息化建設的意見
（黑市政字〔2008〕47號）
各縣（市）區人民政府、五大連池管委會，中、省、市直各單位：
根據《國家檔案局中央檔案館關于印發全國檔案信息化建設實施綱要的通知》和《黑龍江省檔案局關于加強全省機關企事業單位檔案信息化建設的意見》的精神，結合我市實際，為加強全市檔案信息化建設提出如下意見：
一、指導思想
以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，貫徹落實科學發展觀，以檔案信息資源建設為核心，以加強電子文件管理為重點，以計算機網絡建設為基礎，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，努力適應信息化建設和檔案事業發展的要求，逐步實現全市檔案資源數字化、信息服務網絡化、電子文件和電子檔案管理規范化，為我市全面建設小康社會提供優質、快捷的檔案信息服務。
二、建設目標
本著統籌規劃、統一標準、突出重點、分級建設、安全保密的原則，到“十一五”末，逐步建立起全市檔案信息數據庫；全面開展向社會提供網上查詢檔案信息服務；建立起檔案信息化標準體系和安全保障體系；建立起較強的檔案信息管理人才隊伍；完成電子文件中心建設；力爭館（室）藏檔案數字化。
三、工作任務
（一）檔案信息化基礎設施建設
1.全面推進全市檔案館和機關檔案室計算機和網絡技術應用水平，使全市立檔單位應用計算機管理檔案的普及率達到80%，計算機及配套設施逐步統一。
2.全市各級檔案館要完成內部局域網建設，并與市電子政務外網（政務辦公網絡平臺）聯通。全市一、二級立檔單位力爭實現檔案專網聯通。
3.全市各機關、企事業單位都要把檔案信息化建設納入本單位的總體規劃，要充分考慮檔案信息化基礎設施建設的需要，大力推進檔案信息化基礎設施建設，完成檔案數字化工作，充分發揮檔案館室的各項功能和作用。
4.市檔案局（館）要積極創造條件，加強技術力量建設，建立黑河市檔案資料數字化加工服務中心，具體負責全市有關立檔單位檔案資料數字化加工服務工作，力爭“十一五”末完成全市立檔單位檔案資料數字化技術處理。
（二）檔案信息資源建設
1.目錄中心建設
（1）加快檔案目錄數據庫建設。提高檔案檢索利用效率和服務質量。市縣兩級檔案館要在兩年內完成館藏案卷級目錄錄入、5年內完成檔案文件級目錄錄入，盡快實現全部館藏檔案目錄計算機檢索。全市機關、企業事業單位檔案室實現室藏檔案文件級計算機檢索。
（2）規范檔案移交程序。全市各單位2001年以后形成的檔案向所屬檔案館移交時，必須同時移交市檔案局統一推廣使用的檔案管理軟件生成的機讀文件數據庫，同時向現行文件利用中心報送一套機讀文件級數據庫。
2.全文數據庫建設
（1）積極推進檔案全文數據庫建設。市縣兩級檔案館要從館藏珍貴檔案入手，開展檔案數字化工作，對館藏照片、錄音錄像檔案進行數字化轉化工作，建立相關的全文數據庫，逐步實現檔案全文信息查詢，不斷提高服務效率和質量。
（2）加強電子文件歸檔管理。根據新形勢下檔案管理要求，市檔案局要根據電子檔案接收、保管、利用的技術方法，加強對我市電子文件收集、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督指導，保證有保存價值的電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性。
（3）市檔案局要結合全市電子政務管理系統的推廣應用，在全市立檔單位中開展檔案信息化管理系統應用，制定電子文件收集、整理、歸檔、存儲、應用的規范和模式，開展網上業務檢查、指導和數據接收工作。
（4）按照電子文件與紙質文件并存的原則，實行電子文件和紙質文件歸檔雙軌制。全市立檔單位在向所屬檔案館移交2003年以后檔案時，必須按照市檔案局的統一要求，將紙質文件和電子文件同步移交，缺一不可。
（5）積極推進檔案數字化進程，提高檔案利用效率。市檔案館館藏檔案數字化加工工作已起步，從2008年起，市檔案館檔案數字化加工工作爭取納入政府目標管理，分步實施，逐年完成。全市各級檔案（室）也應積極采取措施，有計劃、有步驟地對本館（單位）的檔案資料進行數字化技術處理，力爭在“十一五”完成任務。
（三）檔案管理應用系統建設
檔案管理應用系統建設要遵循“規范、先進、實用”的原則，既要滿足當前工作需要，又要兼顧信息技術發展的趨勢。
1.進一步加大檔案管理軟件推廣工作力度，提高檔案管理技術和應用水平。從2008年起，全市各單位要使用黑河市檔案局推薦的普及應用文書檔案一體化管理軟件系統，適應辦公自動化和電子政務建設的要求，保證檔案信息交換和實現檔案信息資源共享創造條件。
2.加強檔案信息建庫入網工作。市檔案館要按照市政府的要求，把檔案數據庫作為政府重要信息資源，納入全市電子政務的總體格局中，逐步構建全市檔案文獻數據庫。
3.充分利用和發揮互聯網網站的作用，使檔案網站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。市檔案局（館）要在黑河市檔案信息統一平臺上有計劃地上載開放檔案目錄和現行文件目錄，并積極創造條件上載已公開的檔案全文信息，向社會提供網上查詢和使用服務，進一步發揮檔案信息資源服務社會的作用。
4.積極促進全市檔案信息資源共享。以市檔案局（館）網站為主體，利用全市統一的網絡出口與其他地區檔案網站鏈接，形成方便快捷、四通八達的檔案工作信息網。
四、主要保障措施
（一）加強組織領導
成立黑河市檔案信息化建設領導小組，由市政府分管領導任組長，市政府辦、政務信息化管理服務中心、發改委、財政局、人事局、檔案局、科技與信息產業局領導為成員，負責全市檔案信息化建設的組織協調工作。領導小組下設辦公室，辦公室設在市檔案局，由市檔案局局長兼任辦公室主任，負責處理日常工作，確保全市檔案信息化建設有計劃、有步驟的順利實施。
（二）加大投入力度
檔案信息化建設是一項大投入、長積累、晚見效的工作，要加大檔案信息化建設資金的投入力度，以緩解檔案信息化建設資金不足的問題。要積極做好檔案信息化建設的資金籌集工作，保障檔案信息化建設的資金需求。財政部門要給予大力支持，根據《檔案法》的要求，將各單位檔案信息化建設所需經費納入預算范圍。
（三）加強檔案信息化標準和規范建設
1.加強制度建設。市檔案局要依照《檔案法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，制定具體的操作辦法和措施，規范和指導全市檔案信息化建設的運行、管理和維護工作，保障我市檔案信息化建設規范化、標準化和制度化。
2.嚴格執行標準規范。要嚴格執行國家檔案局頒布的《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）進行檔案數字化加工。對各單位已進館的檔案，各綜合檔案館要分期分批進行數字化加工。今后各單位在向市檔案館移交紙質及其他載體檔案時，必須同時移交符合技術標準規范的數字化檔案數據庫。
（四）加強檔案信息安全保障體系建設
1.逐步完善檔案信息安全管理體制。要嚴格遵守《檔案法》和《計算機信息系統保密管理暫行規定》等相關法律法規，加強對計算機檔案管理系統的管理，確保檔案數據庫安全；加強對電子文件歸檔工作的監督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效；嚴格按照《中共黑河市委辦公室黑河市人民政府辦公室關于推進我市電子政務建設的工作意見》精神，根據需要采取必要的安全防范措施，確保檔案信息系統的安全。
2.在開發利用檔案信息資源和網絡系統建設工作中，要增強安全意識，防止失密和泄密事件發生。非公開的檔案信息一律不得上外網；在互聯網上提供已公開的檔案目錄查詢服務，要認真采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施，確保檔案信息系統的安全運轉。
（五）提高隊伍素質
1.積極組織開展檔案信息化建設理論研討和技術交流活動，努力營造學習高新技術知識的良好環境氛圍。
2.加強檔案業務人員培訓工作。市檔案局和人事局要加強對全市檔案人員進行檔案現代化知識的培訓，積極引進信息化建設人才，培養和造就一批懂信息技術、熟悉檔案業務的復合型人才，促進全市檔案事業持續快速健康發展。
二○○八年七月七日